Kiedy placówka planuje karty wejściowe, prędzej czy później pada pytanie: „A co z RODO?”. To dobre pytanie. Karta sama w sobie nie jest problemem – ważne jest, jakie dane system zbiera, kto o nich decyduje i jak się je chroni.
Ten wpis porządkuje temat w praktyce. Nie zastępuje porady prawnej ani opinii Waszego inspektora ochrony danych.
Jakie dane są naprawdę potrzebne
Żeby karta otworzyła drzwi albo zapisała godzinę wejścia, system musi wiedzieć tylko tyle:
- do kogo należy karta (identyfikator karty powiązany z dzieckiem lub pracownikiem),
- do jakiej placówki i grupy przypisana jest ta osoba,
- data i godzina wejścia lub wyjścia.
Czytnik rozpoznaje kartę po jej numerze. Imię i nazwisko, grupa i historia wejść są w systemie, a nie „na karcie”. Jeśli karta zginie, wystarczy zablokować ją w panelu i wydać nową.
To dobra wiadomość z punktu widzenia zasady minimalizacji danych: do kontroli dostępu i ewidencji pobytu nie potrzeba numeru PESEL, adresu ani zdjęcia dziecka.
Kto jest administratorem danych
Administratorem danych dzieci, rodziców i pracowników jest placówka (a w praktyce jej dyrektor lub organ prowadzący). To placówka decyduje, po co i jakie dane wprowadza do systemu.
Dostawca systemu, taki jak Pan Licznik, jest podmiotem przetwarzającym: przetwarza dane w imieniu placówki, na podstawie umowy powierzenia i tylko w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi. Kategorie danych, które mogą być powierzone w naszym systemie, opisujemy na stronie informacje dodatkowe.
Karta to nie odcisk palca
Tu leży najważniejsza różnica. Karta zbliżeniowa działa na numerze identyfikacyjnym. Odcisk palca czy skan twarzy to dane biometryczne, czyli szczególna kategoria danych z art. 9 RODO, której przetwarzanie jest co do zasady zakazane i dopuszczalne tylko w wąskich wyjątkach.
Prezes UODO już kiedyś nałożył karę na szkołę, która wydawała obiady w stołówce po zeskanowaniu odcisku palca ucznia – uznał, że do tego celu wystarczą mniej inwazyjne sposoby identyfikacji. Karta albo brelok to właśnie taki sposób.
Kto widzi historię wejść
Dobry system nie daje „wszystkim wszystkiego”. Dostępy powinny wynikać z roli:
- dyrekcja – historia wejść i raporty dla całej placówki,
- nauczyciel – lista obecności swojej grupy,
- księgowość – godziny potrzebne do rozliczeń,
- rodzic – tylko informacje o własnym dziecku.
Warto też, żeby system zapisywał, kto i kiedy wykonał daną operację. Wtedy w razie pytań łatwo to sprawdzić.
Co powiedzieć rodzicom
Rodzice mają prawo wiedzieć, co dzieje się z danymi ich dzieci. Przy wprowadzaniu kart warto:
- Dodać informację o systemie do klauzuli informacyjnej placówki (cel, zakres danych, okres przechowywania, odbiorcy).
- Wyjaśnić prostym językiem, po co są karty: bezpieczne wejście, ewidencja godzin pobytu, rozliczenia.
- Powiedzieć, co zrobić przy zgubieniu karty.
- Wskazać kontakt do inspektora ochrony danych placówki.
Jak to wygląda w Panu Liczniku
Czytniki Pan Licznik rozpoznają kartę lub brelok i zapisują wejście, wyjście albo otwarcie drzwi w panelu placówki. Dostęp do danych zależy od roli użytkownika, a dane wrażliwe (np. alergie i diety) są opcjonalne i wprowadza je placówka, tylko jeśli ich potrzebuje. Więcej o kartach w szkołach przeczytasz na stronie system dla szkoły, a o rejestrowaniu godzin – na stronie elektroniczna ewidencja pobytu dziecka.
