Poniedziałek, 7:20. Telefon na recepcji: „Kuba ma gorączkę, nie będzie go do środy”. Ktoś zapisuje to na karteczce, karteczka trafia do kuchni, a pod koniec miesiąca księgowa szuka jej, żeby policzyć odpis. Jeśli karteczka zginie, rodzic zapłaci za trzy obiady, których dziecko nie zjadło – i zadzwoni z pytaniem.
W tym wpisie wyjaśniamy, czym jest odpis za nieobecność, kto ustala jego zasady i jak go policzyć tak, żeby kwota zgadzała się za pierwszym razem.
Czym jest odpis za nieobecność
Odpis to kwota, o którą zmniejsza się opłata rodzica, bo dziecko nie skorzystało z usługi, za którą zwykle płaci. W przedszkolu dotyczy to najczęściej posiłków: jeśli dziecka nie było, a nieobecność zgłoszono na czas, placówka nie nalicza za ten dzień wyżywienia albo oddaje tę kwotę w kolejnym miesiącu.
Inaczej jest z opłatą za pobyt. Jeśli placówka nalicza ją z faktycznych godzin, nieobecność po prostu nie generuje godzin – nie ma czego odpisywać. Odpis pojawia się tylko wtedy, gdy pobyt jest naliczany z góry, na przykład według zadeklarowanych godzin.
Kto ustala zasady odpisów
W przedszkolach publicznych opłata za posiłek obejmuje koszt produktów (tzw. wsad do kotła), a warunki korzystania z wyżywienia, w tym wysokość opłat, ustala dyrektor w porozumieniu z organem prowadzącym. To w tych zasadach (regulamin, zarządzenie, umowa z rodzicem) zapisuje się:
- do której godziny rodzic musi zgłosić nieobecność, żeby odpis się należał (np. do 8:00 tego samego dnia albo dzień wcześniej),
- czy odpis liczy się od pierwszego dnia nieobecności,
- kiedy rodzic go dostaje – jako pomniejszenie opłaty w kolejnym miesiącu czy jako zwrot,
- czy zasady są inne dla diet i posiłków przygotowywanych specjalnie.
Jeśli zasady są spisane jasno, rodzic wie, czego się spodziewać, a księgowość nie musi każdego przypadku rozstrzygać osobno.
Jak policzyć odpis: przykład
Załóżmy, że dzienna stawka żywieniowa to 12 zł (śniadanie, obiad, podwieczorek), a odpis należy się za nieobecność zgłoszoną do 8:00.
- Kuba był nieobecny w poniedziałek, wtorek i środę.
- Mama zgłosiła nieobecność w poniedziałek o 7:20 – przed terminem, więc wszystkie trzy dni się liczą.
- Odpis: 3 dni × 12 zł = 36 zł.
- Jeśli placówka rozlicza z góry, w kolejnym miesiącu opłata za wyżywienie jest niższa o 36 zł.
Proste? Tak – dopóki dzieci jest pięć. Przy stu dzieciach, kilku rodzajach posiłków, dietach i zgłoszeniach przychodzących SMS-em, telefonem i na kartce zaczynają się pomyłki.
Skąd biorą się błędy w odpisach
Najczęściej nie z matematyki, tylko z obiegu informacji:
- zgłoszenie dotarło do recepcji, ale nie do kuchni ani księgowości,
- nikt nie zapisał, o której przyszło zgłoszenie, więc nie wiadomo, czy było w terminie,
- dziecko wróciło dzień wcześniej, niż zgłoszono, i nikt nie poprawił listy,
- odpis policzono za pobyt, choć pobyt liczy się z godzin.
Jak to wygląda w Panu Liczniku
Rodzic zgłasza nieobecność w aplikacji mobilnej, zaznaczając dni w kalendarzu. Zgłoszenie ma godzinę, więc od razu wiadomo, czy zmieściło się w terminie ustalonym przez placówkę. Ta sama informacja trafia:
- na listę grupy – nauczyciel wie, kogo dziś nie będzie,
- do zestawienia dla kuchni – posiłek znika z zamówienia,
- do rozliczenia – odpis liczy się według Waszych zasad.
Na koniec miesiąca księgowość nie zbiera kartek. Sprawdza naliczenia, a rodzic widzi w aplikacji to samo saldo. Więcej o module znajdziesz na stronie rozliczanie opłat i posiłków w przedszkolu.
Najczęstsze pytania
Czy odpis należy się za nieobecność zgłoszoną po terminie?
To zależy od zasad placówki. Najczęściej nie, bo posiłek był już przygotowany. Dlatego termin zgłoszenia warto zapisać w regulaminie i pokazać rodzicom.
Czy odpis dotyczy opłaty za godziny ponad podstawę?
Jeśli opłata liczy się z faktycznych godzin pobytu, nieobecny dzień po prostu nie ma godzin płatnych. Więcej o tej opłacie piszemy we wpisie ile kosztuje godzina w przedszkolu ponad podstawę.
