Każdego ranka w przedszkolu dzieje się to samo: rodzice przyprowadzają dzieci, nauczyciele zaznaczają obecność, ktoś liczy obiady, a pod koniec miesiąca księgowość pyta, ile godzin pobytu naliczyć. Sposób prowadzenia ewidencji obecności decyduje o tym, ile czasu to wszystko zajmuje i jak łatwo o pomyłkę.
Papierowy dziennik i karteczki
To wciąż popularne rozwiązanie, bo jest proste i nie wymaga sprzętu. Ma jednak swoje koszty:
- dane trzeba przepisywać do rozliczeń i zamówień posiłków,
- trudno szybko sprawdzić, kto jest teraz w budynku,
- godziny przyjścia i odbioru łatwo zapisać niedokładnie,
- zgłoszenia nieobecności od rodziców docierają różnymi kanałami: telefonem, SMS-em, na kartce.
Arkusz w Excelu
Arkusz porządkuje dane i pozwala policzyć sumy. Problem w tym, że zwykle prowadzi go jedna osoba, a informacje i tak trzeba do niego wpisać ręcznie. Wystarczy jedna zła formuła albo nadpisana komórka, żeby rozliczenie miesiąca się rozjechało. Do tego dochodzi pytanie, kto ma dostęp do pliku z danymi dzieci i gdzie ten plik jest przechowywany.
System do zarządzania przedszkolem
W systemie obecność zapisuje się raz, a reszta dzieje się automatycznie: z obecności wynikają godziny pobytu, odpisy za posiłki i naliczenia opłat. Rodzic zgłasza nieobecność w aplikacji, a nauczyciel od razu ją widzi.
Najwięcej czasu oszczędza nie samo zaznaczanie obecności, tylko to, że nie trzeba jej potem nigdzie przepisywać.
Na co zwrócić uwagę, wybierając rozwiązanie
- Jak zapisuje się wejście i wyjście dziecka? Ręcznie, w aplikacji czy kartą przy czytniku.
- Czy obecność łączy się z posiłkami i opłatami? To tu zwykle ucieka najwięcej czasu.
- Jak rodzice zgłaszają nieobecność? Jeden kanał zamiast telefonów i karteczek.
- Kto ma dostęp do danych? Uprawnienia powinny być dopasowane do roli: dyrekcja, nauczyciel, księgowość.
- Jak wygląda wdrożenie? Dobrze, gdy dostawca pomaga przenieść dane i przeszkolić zespół.
Podsumowanie
Papier i Excel sprawdzają się, dopóki placówka jest mała, a rozliczenia proste. Gdy rośnie liczba dzieci i zasad naliczania, ewidencja w systemie oszczędza godziny pracy każdego miesiąca. W Panu Liczniku obecność, posiłki i opłaty są ze sobą połączone, a wejścia i wyjścia można rejestrować także kartą przy czytniku. Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce, napisz do nas.
