Ostatni dzień miesiąca, 15:40. Na biurku kubek zimnej kawy, na ekranie arkusz z zakładkami „wrzesień”, „październik”, „październik_poprawiony” i „październik_OSTATECZNY”. Dzwoni mama Zosi: „Pani dyrektor, Zosia chorowała trzy dni, ile mam zapłacić?”. Otwierasz listę obecności, potem jadłospis, potem notatkę, że Zosia ma Kartę Dużej Rodziny. I liczysz. Po raz trzeci w tym tygodniu.
Znamy to z wielu rozmów z dyrektorkami. Dlatego w tym wpisie pokażemy po kolei, jak wygląda miesiąc rozliczeń w Panu Liczniku: od naliczenia za pobyt i posiłki, przez nieobecności i zniżki, po wpłaty i zamknięcie miesiąca. Bez obietnic, po prostu: kto co klika i co z tego wynika.
Dlaczego Excel w przedszkolu w końcu się sypie
Excel jest świetny. Naprawdę. Problem w tym, że rozliczenia przedszkola to nie jedna tabelka, tylko kilka źródeł naraz:
- lista obecności (często papierowa albo w innym pliku),
- zgłoszenia nieobecności od rodziców (SMS, telefon, kartka w szatni),
- cennik pobytu i stawki żywieniowe,
- zniżki i dofinansowania, każde z inną datą końca,
- wpłaty: przelewy z wyciągu i gotówka w sekretariacie.
Każde z tych miejsc trzeba ręcznie połączyć. A wystarczy jedna przesunięta formuła albo zapomniana kartka od taty Antka i saldo się nie zgadza. Potem szukasz błędu do wieczora.
Pobyt dziecka nalicza się sam
W Panu Liczniku opłata za pobyt liczy się automatycznie według cennika Waszej placówki i faktycznego czasu pobytu dziecka. Skąd system wie, ile dziecko było? Z obecności w dzienniku i z odbić kart na czytniku przy wejściu.
Przykład: Antek ma w umowie pobyt do 15:00, ale w dwa dni w miesiącu tata odebrał go o 16:10. Nie musisz tego wyłapywać z zeszytu. Czas pobytu jest zapisany, a naliczenie uwzględnia go zgodnie z cennikiem, który sami ustawiliście.
Posiłki i nieobecności zgłaszane w aplikacji
Tu jest najwięcej telefonów, więc tu jest też największa ulga. Rodzic sam zgłasza albo odwołuje nieobecność w aplikacji, a posiłki przeliczają się od razu.
Wracając do Zosi: mama w poniedziałek rano zaznacza w telefonie, że córka zostaje w domu do środy. Saldo posiłków Zosi od razu uwzględnia te trzy dni. Nikt nie musi przepisywać karteczek, a Ty nie musisz pamiętać, kto dzwonił.
Zniżki KDR i dofinansowanie z MOPS/GOPS
Zniżki to cicha pułapka arkusza. Wpisujesz Kartę Dużej Rodziny we wrześniu, a w lutym karta wygasa i nikt tego nie zauważa. Albo decyzja z MOPS-u czy GOPS-u kończy się w połowie miesiąca.
W systemie zniżki i dofinansowania są przypisane do dziecka i uwzględniane w naliczeniach. A 7 dni przed końcem zniżki lub dofinansowania system przypomina o tym:
- rodzicowi – powiadomieniem push w aplikacji,
- kadrze – mailem i powiadomieniem w systemie.
Mama Antka ma więc tydzień, żeby donieść nowy dokument, a Ty nie odkrywasz problemu dopiero przy zamykaniu miesiąca. Jakie dokładnie zasady zniżek obowiązują w Waszej gminie, warto sprawdzić w aktualnych uchwałach – system tylko pilnuje, żeby nic nie umknęło.
Wpłaty: online i gotówką w sekretariacie
Każdy rodzic ma swój kwitariusz z osobnymi saldami: za pobyt i za posiłki, plus saldo ogólne. Każda wpłata, naliczenie i korekta zostaje w historii, więc na pytanie „a skąd ta kwota?” odpowiadasz, pokazując konkretną linijkę, a nie przekopując się przez pliki.
Jak rodzice płacą?
- Online przez Autopay – rodzic w aplikacji sam wybiera kwotę i płaci. Saldo aktualizuje się automatycznie, nikt nie przepisuje przelewów z wyciągu.
- Gotówką w sekretariacie – do tego jest kwitariusz uproszczony, w którym szybko księgujesz wpłatę, bez klikania po pięciu ekranach.
Rodzic widzi w aplikacji saldo pobytu i posiłków. Jeśli wolicie nie pokazywać salda całkowitego, placówka może je ukryć. Do salda mogą być też doliczane odsetki za zwłokę, jeśli tak macie to ustalone.
Najlepsze pytanie od rodzica to takie, którego nie musi zadać, bo odpowiedź ma w telefonie.
Zamknięcie miesiąca: najpierw podgląd, potem jedno kliknięcie
To moment, który w Excelu zajmuje pół dnia. Tutaj wygląda tak:
- Otwierasz podgląd naliczeń dla wszystkich dzieci. System pokazuje ostrzeżenia, np. tam, gdzie coś wymaga uwagi.
- Poprawiasz to, co trzeba.
- Klikasz „Zaksięguj rozliczenie”.
Przy rozliczeniu możesz od razu wysłać rodzicom maila z gotowego szablonu. A jeśli coś pójdzie nie tak? Rozliczenie można cofnąć, albo rozliczyć ponownie tylko jednego rodzica – na przykład gdy mama Zosi doniesie zaświadczenie dzień po zamknięciu. Nie ruszasz wtedy całej reszty.
Jeśli prowadzicie kilka placówek, widać postęp miesiąca i które z nich są już rozliczone.
Raporty dla księgowości i organu prowadzącego
Księgowa prosi o zestawienie? Z systemu pobierzesz raporty do Excela albo PDF:
- opłaty dzieci,
- podsumowanie opłat,
- wpłaty rodziców.
Tak, Excel zostaje w Waszym życiu. Tylko już jako wydruk na koniec, a nie miejsce, w którym wszystko liczysz ręcznie. 🙂
Rozliczenia to tylko jeden kawałek
Pan Licznik to jeden system do prowadzenia całego przedszkola. Oprócz rozliczeń są w nim m.in. posiłki, kontrola dostępu do placówki, dziennik elektroniczny i dziennik specjalistyczny dla specjalistów pracujących z dziećmi. Te moduły ze sobą rozmawiają: obecność z dziennika i odbicie karty przy wejściu trafiają prosto do naliczeń. A to tylko część tego, co system potrafi – o kolejnych modułach opowiemy w osobnych materiałach.
Pan Licznik ogarnia liczby. Ty masz czas na ludzi.
Najczęstsze pytania
Czy system sam odlicza posiłki za nieobecności?
Tak. Gdy rodzic zgłosi nieobecność w aplikacji, posiłki przeliczają się od razu i widać to w saldzie posiłków dziecka.
Co, jeśli zamknę miesiąc, a potem okaże się, że był błąd?
Rozliczenie można cofnąć albo rozliczyć ponownie pojedynczego rodzica. Nie trzeba przeliczać całego przedszkola od nowa.
Czy rodzice muszą płacić online?
Nie. Mogą płacić przez Autopay w aplikacji, ale wpłaty gotówkowe w sekretariacie szybko zaksięgujesz w kwitariuszu uproszczonym. Wszystko trafia do tej samej historii.
Skąd będę wiedzieć, że komuś kończy się Karta Dużej Rodziny albo dofinansowanie?
Tydzień przed końcem zniżki lub dofinansowania system wysyła przypomnienie rodzicowi (push) i kadrze (mail i powiadomienie).
Jeśli chcesz zobaczyć, jak taki miesiąc wyglądałby u Was, napisz do nas: panlicznik.pl/kontakt. Chętnie pokażemy to na przykładzie Waszego cennika, przy kawie albo przy ekranie.
